Tutorial Tabellenkalkulation

 


 

Haushaltsbuch

Einleitung

Eine Bekannte fragte mich kürzlich, ob ich ihr nicht zeigen könne, wie man mit einer Tabellenkalkulation arbeitet. Sie wollte sich selbst ein Haushaltsbuch bauen, wusste aber nicht wie. Als ich ihr sagte, es gäbe im Internet jede Menge kostenloser Haushaltsbücher, da erwiderte sie mir, dass wüsste sie. Aber dann würde sie immer noch nicht in der Lage sein, das Programm richtig zu nutzen.

Da ich weiss, dass es eine ganze Reihe von Nutzern gibt, die zwar ein Officeprogramm auf dem Rechner haben, aber im Prinzip nur die Textverarbeitung für Briefe nutzen, dachte ich mir, ich mache ein kleines Tutorial, welches dann auch noch andere Menschen nutzen können. Das ist wirklich sehr schade, dass die Tabellenkalkulation bei vielen so ein Elendsdasein auf dem Rechner führt, da man auch eine Tabellenkalkulation ganz gut für allerlei kleine Rechenoperationen, die immer wiederkehren, gebrauchen kann. Wer es also noch nicht weiss, alle Rechnungen, die man mit einem Taschenrechner machen kann, sind auch mit der Tabellenkalkulation möglich und noch viel viel mehr.

Planung

Aber kehren wir zurück zur Erstellung eines Haushaltsbuches. Nichts geht ohne vorherige Planung. Das Haushaltsbuch soll mit einfachen Mitteln, ohne VB (Visual Basic) und Makros (gefährliche Einfallstore für Schadsoftware) erstellt werden. Wir werden dazu eine Reihe von Formeln benutzen und entwickeln, die für uns die jeweiligen Operationen im Haushaltsbuch vornehmen. Der Plan ist, dass der Anwender lediglich eine vierstellige Zahl in eine Spalte eingibt und in eine andere Spalte einen Betrag – entweder Einnahme oder Ausgabe. Da alle nicht relevanten Felder gesperrt werden, ebenso wie die Formelfelder, kann man auch nichts „zerschiessen“.

Wir bestimmen also die Konten, Ihre Eigenschaften und Anzahl. Für das Kassenkonto benötigen wir 12 Tabellen von Januar bis Dezember. Wir wollen aber auch Gesamtsummen der einzelnen Artikel, die wir ins Kassenbuch eintragen. Dafür brauchen wir Konten, die sich die einzelnen Summen aus dem Kassenbuch holen, dort eine Gesamtsumme bilden pro Monat. Das bedeutet, dass wir für jedes Konto 12 Monate programmieren müssen. Dies geschieht in einer einzigen Tabelle pro Konto. In der kaufmännischen Buchhaltung gibt es eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Diese Auswertung ist auch für uns Privatleute interessant, zeigt sie uns doch, wie sich die einzelnen Posten prozentual verteilen und wo wir eventuell sparen könnten.

Hauptteil

Da wir uns jetzt also darüber klar sind, was wir genau wollen, können wir loslegen. Dazu erstellen wir uns zuerst einen Kontenplan, wie er auch in Firmen verwendet wird, nur eben auf uns zugeschnitten. Er besteht aus zwei Spalten – die erste Spalte ist die Kontonummer, die zweite Spalte der Kontentext, beispielsweise 3000 = Grundnahrungsmittel. Natürlich könnten wir diese auch noch unterteilen, aber das würde hier zu weit führen. In unserem Tabellendokument bekommt also die erste Tabelle den Namen Kontenplan. Später werden wir eine Gesamttabelle mit den SaldenSummen als Tabelle 2 erstellen. Vorher aber die Einnahme-/Ausgabe. Diese Tabelle nennen wir Kasse. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben, einschliesslich der fixen Kosten wie Miete ect. eingetragen. Ich habe die Kasse bereits für einen Monat erstellt. Diese Tabelle „Januar“ kopieren wir nun, indem wir mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen klicken und dort „Verschieben/Kopieren“ anklicken. Siehe die Bilder:

In das Menü Verschieben/Kopieren können wir unten auch gleich den neuen Namen der Tabelle eingeben, in diesem Fall „Kasse 2“ für den Februar. Auf die gleiche Weise kopieren wir weiter die Tabelle Kasse, bis wir beim Dezember = „Kasse 12“ angekommen sind.

Wollen wir Namen und Jahr ändern, ist es eine langweilige Angelegenheit, in jeder Tabelle die Änderungen manuell vorzunehmen. Also generieren wir eine Tabelle „Name“. Hier kommt lediglich der Name und das Jahr hinein. Wenn wir wollen, können wir natürlich auch eine Adresse eingeben. Ins Feld der Kasse „C1“ kommt die Formel „=name.b3“, in „C3“ kommt „=name.b4“

Bis hierhin ist alles recht einfach und easy. Kommen wir nun zu den jeweiligen Formeln, die bereits in der Kasse von 1 – 12 integriert sind:

Zuerst die Formatierung. Der sichtbare Text wurde vergrössert und fett gemacht. Die Symbole dafür sind mit der Textverarbeitung identisch. Die Spalten „C – D – E“ wurden auf zwei Nachkommastellen formatiert und zwar ab Zeile 6. Der Teil, der später nicht bearbeitet werden soll, wird eingegraut und bekommt eine Umrandung. Wenn dann alles fertig ist, werden alle Felder mit Formeln und Überschriften geschützt. Dies geschieht unter „Extras >>--> Dokument schützen >>--> Tabelle“.

Nun noch etwas zu Zeilen und Spalten. Sie bilden ein Koordinatensystem, welches uns ermöglicht, über eine ganze Tabelle hinweg Rechnungen oder andere Operationen durchzuführen. Dabei wird immer zuerst die Spalte und dann die Zeile benannt: „A17“ bedeutet also, Spalte A, Zeile 17.

Schauen wir uns nun in Ruhe die Kasse an, dann sehen wir fünf Spalten. In die erste Spalte tragen wir die Kontonummer ein, in unserem Beispiel 3000 für Grundnahrungsmittel. Da wir nicht immer den Text manuell eingeben wollen, haben wir uns eine Tabelle Kontenplan erstellt.

=WENN(A7=0;".";SVERWEIS(A7;Kontenplan.A3:B50;2))

Diese Formel definiert in der Tabelle „Kontenplan“ eine Matrix, die zwei Spalten umfasst. In diesem Fall prüft die Formel „Wenn“, ob etwas im Feld “Kasse A7“ steht. Steht dort nichts, dann erscheint im Textfeld ein Punkt. Steht dort eine Zahl, prüft „Sverweis“, ob sich diese Zahl in der Matrix befindet. Ist dies der Fall, dann gibt es aus Spalte „B“ (2) den betreffenden Text in das Textfeld „Kasse Text“ aus.

Kommen wir zu den Spalten „Einnahme/Ausgabe. Wir wollen eine Summe bilden in der Spalte C und D. Die entsprechende Formel dazu lautet: „=Summe:(C7:C60)“. Natürlich können wir den Bereich auch beliebig nach unten verlängern. Mit der rechten Maustaste C6 anklicken und im Menü „Kopieren“ anklicken. Nun gehen wir nach D6 und fügen dort die Formel ein. Diese passt sich automatisch der Spalte D an. Als nächstes wollen wir den Saldo berechnen. Dazu gehen wir nach „E6“ und geben dort ein: „=C6-D6“. Damit ist die Kasse erst einmal fertig. Ich hatte das Kopieren der Kassentabellen ja schon vorweg genommen. Um nun nicht jedes einzelne Blatt nachträglich mit den Formeln zu bestücken, fangen wir mit „Kasse 1“ und löschen etwaige, schon kopierte Kassen. Das sollte nur schon einmal das Kopieren aufzeigen. Da wir das also schon einmal gemacht haben, dürfte das Kopieren von Kasse 1 – Kasse 12 jetzt schnell vonstatten gehen.

Bitte nicht vergessen, immer zwischendurch die Datei speichern!

Was wir jetzt noch brauchen, sind die jeweiligen Konten, die monatlich und jährlich ausgewertet werden. Es reicht dabei, für jedes Konto eine Tabelle anzulegen, in der die Daten von Januar – Dezember eingetragen werden. Siehe Bild.

Das Herzstück einer Finanzbuchhaltung ist die Auswertung, die BWA. Auch unserem Haushaltsbuch habe ich so eine Auswertung spendiert, nenne sie allerdings HWA (Hauswirtschaftliche Auswertung). Der Aufbau unseres privaten Haushaltsbuches ist nun so komplex, dass Kleinfirmen damit durchaus ihre Buchhaltung und Abschlüsse machen könnten. Dazu müssten lediglich die Konten der Firma angepasst werden, was eine Minutensache wäre. Da ich schon mal dabei bin, habe ich zusätzlich für Selbständige und Freiberufler eine Einnahme-/Überschussrechnung erstellt und wichtige Stammdaten in die Tabelle „name“ integriert.

Kleiner Tipp: Wem die Bilder zu klein erscheinen, der kann mit der rechten Maustaste auf das Bild und "Grafik anzeigen" anklicken.

Das Bild zeigt eine komplete E-Ü/-Rechnung, fertig fürs Finanzamt,deren Stammdaten nur noch in die Tabelle „name“ eingetragen werden müssen.

Angewandte Formeln

Eine Liste der Formeln, die ich im Tutorial verwendet habe und ihre Bedeutung:

=A1 Text oder Zahl übernehmen aus der Zelle A1 in eine beliebige andere Zelle derselben Tabelle.
=name.b3 Inhalt der Zelle b3 aus der Tabelle "name" in eine andere Tabelle
=name.b3&b4 Inhalt der Zelle b3 und b4 werden als eine Einheit gezeigt aus der Tabelle "name" in einer anderen Tabelle. Zum Beispiel b3 ist Vor-, b4 der Nachname.
=Summe(A1:A25) In der Spalte A werden die Zeilen 1:25 summiert.
=Wenn(A1>0;(A1+B1)*100/12;0) Wenn der Inhalt der Zelle A1 einen Wert hat, der grösser Null ist, dann soll die Zelle A1 mit der Zelle B1 addiert und das Ergebnis daraus multipliziert und anschliessend dividiert werden: Ist der Wert dagegen Null, dann wird eine Null eingetragen.
=Wenn(Kasse_1.A7=3000;Kasse_1.D7;0) Wenn im Kassenbuch Januar in der Zelle A7 die Zahl (Konto) 3000 steht, dann wird die Zahl aus Zelle D7 in das Konto 3000 übertragen. Ansonsten eine Null.
=WENN(ISTFEHLER(G5*100/G$14);"";G5*100/G$14) Wir haben es hier mit einer erweiterten Wenn-Dann Abfrage zu tun. Wenn nämlich in den Zellen G5 und G14 jeweils eine Null steht, dann kommt die Ausgabe: #DIV/0! = Division geteilt durch Null! "ISTFEHLER" verhindert diese Ausgabe und liefert eine normale Null. Das Dollarzeichen zwischen G und 14 verhindert übrigens, dass sich der Wert G14 verändert, wenn die Formel in eine andere Zelle kopiert wird.
=WENN(A7=0;".";SVERWEIS(A7;Kontenplan.A3:B44;2)) Auch hier haben wir es wieder mit einer erweiterten Wenn-Dann Abfrage zu tun. Diese Formel habe ich im Kassenbuch angewendet. Wenn das Feld A7 leer bleibt, dann erschein in B7 lediglich ein Punkt. Steht dort allerdings eine Kontonummer, dann wird eine SVERWEIS Abfrage gestartet, die in der Matrix "Kontenplan" die entsprechende Nummer sucht und aus der Benachbarten Spalte das dazugehörige Textteil ins Kassenbuch schreibt. Spalte/Zeile A3 bis Spalte/Zeile B44 ist dabei die definierte Matrix. Die Zwei hinter dem Semikolon sagt der Tabelle, dass der Wert aus der 2. Spalte genommen werden soll.

Alternativer Kontenplan für Kleinunternehmer und Selbständige nach DATEV SKR03 in der Fassung von 2015.

  1. 8000 = Umsatz
  2. 3000 = Waren
  3. 4220 = Miete
  4. 4240 = Pacht
  5. 4250 = Reinigung
  6. 4260 = Instands. betr. Räume
  7. 4100 = Löhne/Gehälter
  8. 4142 = Lohn-/Kirchensteuer
  9. 4130 = Gesetzlich sozialer Aufwand
  10. 4138 = IHK und Andere
  11. 4510 = Kfz-Steuer
  12. 4520 = Kfz-Versicherung
  13. 4530 = Benzin
  14. 4540 = Kfz-Reparatur
  15. 4580 = sonstige Kfz-Kosten
  16. 4600 = Werbung/Inserate
  17. 4650 = Bewirtungskosten
  18. 4780 = Fremdarbeiten (Subunternehmer)
  19. 4910 = Porto
  20. 4920 = Telefon
  21. 4925 = Handy
  22. 4930 = Bürobedarf
  23. 4940 = Zeitungen/Zeitschriften
  24. 4950 = Rechts-/Steuerberatung
  25. 4955 = Buchführung
  26. 4970 = Kosten Geldverkehr
  27. 4980 = Betriebsbedarf
  28. 4985 = Kleinmaschinen/Sonstiges

Natürlich kann sich ein Freiberufler oder Kleinunternehmer den Rahmen seinen Erfordernissen anpassen und die Konten weglassen, die nicht gebraucht werden! Das Kalkulationsdokument "Kasse" könnt ihr hier als Zip-Datei downloaden und öffnen mit "cw":

Kasse


 
 

nach oben


 
 

copyright by cornelia warnke – dieser text kann frei kopiert und weitergegeben werden. allerdings muss der name des verfassers ersichtlich sein

cornelia warnke 17.2.2015

ZUR LISTE